Pentru a putea conduce eficace, orice conducator trebuie sa fie sigur ca ia decizii corespunzatoare obiectivelor, ca ia decizii care sunt compatibile cu resursele disponibile, ca sunt percepute adecvat de subordonati si aplicate intocmai. In acest scop el are nevoie de informatii, pe care le poate obtine prin intermediul sistemului informational, parte componenta a sistemului de management, alaturi de cel decizional, organizatoric si ce cel al metodelor si tehnicilor de management. Conducatorul modern traieste astazi intr-un adevarat univers informational care, in absenta unui sistem adecvat de culegere, prelucrare, inter[retare si transmitere a informatiilor, risca fie sa se lase coplesit de avalansa acestora, fie sa resimta lipsa celor strict necesare adoptarii unor decizii. Sistemului informational i se dau mai multe definitii, dar in esenta, el constituie un ansamblu de date, informatii, circuite de transmitere si proceduri de culegere, prelucrare si pastrare a informatiilor. Acestea sunt insesi elementele componente ale sistemului informational, carora li se pot adauga fluxul informational si reteaua informationala.
Sistemul informaţional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor organizaţiei. De reţinut că o asemenea definire a sistemului informaţional are un caracter cuprinzător, în sensul că include, spre deosebire de definiţiile date de alţi specialişti şi informaţiile, fluxurile informaţionale şi mijloacele de prelucrare a datelor. După opinia noastră, definirea sistemului informaţional pornind de la rolul său în ansamblul activităţii întreprinderii este o condiţie sinequa-non pentru înţelegerea corectă, nu numai a problematicii informaţionale, ci şi în general, a problematicii manageriale. Raporturile dintre sistemul informaţional şi cel informatic sunt de întreg-parte, primul incluzându-l pe al doilea. Tendinţa actuală, care se manifestă cu o intensitate progresivă, este dea amplifica utilizarea mijloacelor automatizate de tratare a informaţiilor, concomitent cu restrângerea celor manuale şi mecanizate. Definiţia de mai sus a sistemului informaţional are şi un caracter realist, prin aceea că nu condiţionează ca ansamblul elementelor încorporate să fie riguros organizate şi integrate. Creşterea dimensiunii, complexităţii şi importanţei sistemului informaţional din ultimele două decenii s-a reflectat şi în conturarea aşa numitului management al informaţiei. La baza conceperii şi funcţionării sistemului informaţional al organizaţiei – ca şi a managementului informaţiei – se află o nouă paradigmă. Paradigma utilizată până acum câţiva ani se referea la focalizarea sistemului informaţional pe identificarea şi clasificarea informaţiilor ca bază a asigurării accesului la acestea. Noua paradigmă a sistemului informaţional se referă la concentrarea asupra identificării necesităţilor de informaţii şi a modalităţilor de satisfacere a lor, concomitent cu abordarea utilizării informaţiilor într-o viziune concomitent strategică şi economică, centrată pe eficenţă. Această paradigmă este o predicţie a evoluării spre firma bazată pe cunoştinţe, care, subliniază acelaşi autor, este tipul de organizaţie care se dezvoltă cel mai rapid într-o parte semnificativă a mapamondului. Abordarea definirii, a proiectării, funcţionării şi perfecţionării sistemului informaţional al organizaţiei pornind de la noua paradigmă, reprezintă premisa asigurării funcţionalităţii şi eficienţei sale.