Comunicarea verbală și audiența

Comunicările verbale susținute în prezența unei audiențe se desfășoară în diverse forme de expunere şi în diverse situații. Indiferent de formă, scop sau context, fie că este vorba despre expunerea unui subiect oral la o oră de curs, despre informarea membrilor unei echipei de lucru, despre demonstrații sau despre prezentarea unor materiale, principiile de bază pentru o comunicare verbală eficientă sunt aceleași.

Este întotdeauna importantă pregătirea și susținerea temei alese, într-o formă coerentă, logică și condensată. În etapa de pregătire a unei comunicări verbale, este bine să știm care este rezultatul sperat al comunicării, care este efectul ei asupra audienței, ce informație trebuie să comunicăm pentru a obține efectul preconizat, cum poate fi comunicată informația pe înțelesul audienței. În acest sens, putem opta pentru o prezentare convingătoare sau explicativă, instructivă sau de informare sau pentru un amestec al tuturor acestor tipuri de expunere.

O pregătire bună a comunicării verbale în public implică atenție la detalii și aplicarea unor metode adecvate de expunere. Stabilirea obiectivelor este o etapă importantă în pregătirea unei asemenea comunicări. Obiectivele trebuie să se reflecte în efectele sperate asupra audienței, să fie realiste și să fie realizabile. În acest sens, concentrarea asupra scopului comunicării, asupra nivelului de informare a audienței și asupra disponibilității ei de a reacționa sunt esențiale.

Analizarea audienței este, în aceste condiții, un alt aspect important în pregătirea comunicării. Concentrarea pe așteptările celor care ascultă expunerea verbală necesită informații despre ceea ce dorește auditoriul să selecteze din prezentare, despre nivelul de pregătire al acestuia, despre cât este de familiarizat cu subiectul și terminologia de specialitate, despre ideile preconcepute pe care le are, despre cum ar putea fi asimilată informația cu mai multă ușurință și despre detaliile nesemnificative care trebuie evitate în expunere

Pregătirea planului preliminar al prezentării trebuie avut și el în vedere. Titlul prezentării trebuie să fie simplu. În vederea prezentării trebuie selectat și structurat materialul. Pregătirea comunicării verbale are un rol important. Ea ajută la evitarea unor situații neplăcute ca acelea în care cuvintele rostite nu sună la fel ca cele scrise, în care logica expunerii nu este suficient de clară, în care gesturile din timpul prezentării nu sunt sincronizate cu discursul, în care sunetul propriei voci nu exprimă siguranță sau în care încadrarea în timp este depășită. Modurile cele mai simple de evitare a unor asemenea situații în procesul de comunicare publică sunt prezentarea în fața oglinzii, înregistrarea audio, înregistrarea video și evaluarea critică a ceea ce rezultă din aceste exerciții premergătoare comunicării verbale.

Prezentarea comunicării trebuie să debuteze cu o introducere în care avem ocazia să câștigăm auditoriul de partea noastră. Putem utiliza, în acest sens, tehnici cum ar fi anunțarea directă a subiectului și a importanței lui, deschiderea indirectă a expunerii prin conectarea interesului specific al audienței la subiect, prezentarea inițială a unui exemplu relevant pentru experiența auditoriului asociată cu subiectul expunerii, reproducerea unui citat important care are înțeles și asigură interesul față de subiect, prezentarea unor statistici importante care demonstrează importanța subiectului sau lectura unei o anecdote scurte și relevante, care exemplifică subiectul.

Dimensiunea expunerii în comunicarea verbală trebuie limitată la timpul necesar atingerii obiectivelor propuse. Instrumentele verbale pe care le putem folosi sunt repetarea și sintetizarea punctelor-cheie, reluarea și sintetizarea ideilor, expunerea exemplelor care ilustrează şi accentuează mesajul, folosirea comparațiilor și analogiilor care sprijină înțelegerea temei abordate, prezentarea unor statistici care dovedesc punctul de vedere exprimat, reluarea afirmațiilor făcute de unii experți care confirmă opiniile formulate în expunerea verbală și folosirea mijloace audio-vizuale care clarifică și accentuează punctele-cheie și ideile prezentate în expunere. Concluziile sunt, la rândul lor, de importanță majoră pentru că nivelul de atenție al asistenței crește de obicei spre finalul discursului de prezentare. Reluarea punctelor-cheie, trebuie făcută, în concluzii, pe scurt și în desfășurare logică și prin folosirea unor structuri verbale specifice cum ar fi să revedem ceea ce am prezentat, în concluzie, pentru a recapitula, în final.

Folosirea mijloacelor audio-vizuale în expunerea unei comunicări verbale trebuie să se integreze în prezentare și să arate profesional adică să demonstreze competență și în domeniul tehnicilor audio-vizuale. În timpul folosirii mijloacelor tehnice trebuie să privim la asistență, trebuie să expunem informațiile treptat, să ne asigurăm că toată lumea poate vizualiza prezentarea și că scrisul poate fi citit. Înaintea expunerii unei comunicări verbale mijloacele audio-vizuale trebuie testate. Trebuie să ne asigurăm că materialele audio-vizuale pregătite sunt dispuse în ordinea corectă și trebuie să verificăm, atunci când folosim tabla sau caietul de prezentare, dacă markerele funcționează. Nu trebuie să stăm cu spatele la asistență atunci când terminăm de scris.

În prezentarea unei comunicări verbale pot fi avute în vedere și o serie de tehnici de susținere. Instalarea în vederea prezentării unei expuneri verbale presupune familiarizarea cu încăperea și cu dispunerea locurilor celor prezenți în asistență, presupune cunoașterea echipamentului care urmează să fie folosit și presupune aranjarea meselor și scaunelor în poziția care favorizează urmărirea expunerii.

Pot fi avute, de asemenea, în vedere, în prezentarea unei comunicări verbale publice și resurse interne cum ar fi temperamentul, experiența, energia și stilul personal. În timpul expunerii este bine să încercăm să ne prezentăm în ipostaza cea mai avantajoasă. Pentru că am pregătit în detaliu prezentarea trebuie să credem în ceea ce spunem, să adăugăm un plus de încredere și forță prezentării noastre. Putem ține emoțiile sub control și putem folosi energia lor în avantajul nostru, în sensul că putem respira adânc înainte de începerea discursului pentru a favoriza starea de calm, ne putem relaxa și concentra asupra discursului și asupra obiectivelor lui, putem fi încrezători și ne putem canaliza energia spre un sentiment de forță interioară și prezență de spirit.

Folosirea unui ton adecvat în prezentarea unei comunicări verbale prin echilibrarea alternanțelor de tonalitate și volum mențin discursul interesant. Trebuie să vorbim clar și răspicat, să încetinim ritmul atunci când avem ceva de accentuat și să facem pauze atunci când consultăm notițele sau începem o idee nouă.

Dincolo de toate aceste detalii legate de comunicarea verbală eficientă în public, nu trebuie omisă importanța comportamentului care trebuie să fie calm și deliberat, să creeze impresia de încredere și echilibru.

Bibliografie:
1. Moeglin P. (coordonator), Industriile educației și noile media, Ed. Polirom, 2003.
2. Moscovici S. (coordonator), Psihologia relațiilor cu celălalt, Ed. Polirom, 1998.