Comunicarea organizațională internă și sistemul circulației informației în școli

Eficacitatea comunicării condiționează în foarte mare măsură calitatea întregii activități desfășurate la nivelul unei instituții. În primul rând, o clară direcționare a comunicării în cadrul unei organizații poate semnificativ contribui la eficacitatea acesteia. Modul în care informația circulă în cadrul unei instituții poate fi în jos adică de la manager(i) la angajați, în sus adică de la angajați la manager(i) și orizontal între angajați, primul tip de circulație a informației fiind vital pentru funcționarea organizației (Crawford, Kydd și Riches, 1997). În al doilea rând, comunicarea eficace la nivelul organizației influențează pozitiv așteptările angajaților și implicit activitățile desfășurate de aceștia, sprijinind totodată dezvoltarea de relații de muncă productive precum și întărirea capacității angajaților de a lucra în echipă pentru atingerea obiectivelor organizației (Richards, 2018).

Odată cu dezvoltarea impresionantă a noilor tehnologii digitale, au apărut multiple mijloace de a comunica nu doar la nivel interpersonal ci și organizațional. Pornind de la exemplul utilizării email-ului ca instrument de comunicare și transfer de informații și continuând cu rețelele de socializare cum ar Facebook sau Twitter, modul în care oamenii comunică în secolul 21 s-a schimbat semnificativ. Mai mult decât atât, existența unor grupuri și/sau rețele de comunicare, dezvoltate prin intermediul unor aplicații digitale, a făcut posibilă colaborarea între specialiști din diverse domenii, indiferent de locația fizică a acestora.

Sistemul de circulație a informației în școli are la bază principii similare cu cele ale altor categorii de instituții sau organizații, însă modul în care metodele de comunicare sunt aplicate depinde de mai mulți factori care sunt direct corelați cu particularitățile școlii și ale personalului angajat. Cum ar putea calitatea comunicării interne să fie îmbunătățită la nivel de management pentru a contribui la implementarea cu succes a activităților organizației este una dintre întrebările provocatoare ale oricărei instituții educaționale. Mai mult decât atât, ce tipuri de instrumente ar trebui selectate și utilizate efectiv pentru a contribui la gestionarea și transferul eficient al informației sau la facilitarea colaborării dintre cadrele didactice, la nivelul școlii, constituie o altă provocare ce se află în atenția personalului de conducere și al consiliului de administrație.

Înainte de a defini noțiunea de comunicare internă, este important să fie analizată importanța acesteia prin prisma obiectivelor care îi dau valoare într-o organizație. Scopul principal care-i definește importanța este transmiterea deciziilor și implementarea cu succes a activităților conectate cu obiectivele majore ale organizației. Ardusătan, A., Bărăian, M. și Arghir, G. (2013) au identificat câteva dintre obiectivele urmărite prin comunicarea internă acestea fiind: ”informarea, motivarea, fidelizarea, concertarea eforturilor, sprijinirea asumării obiectivelor de către echipe, construirea și întărirea culturii organizaționale” (p.118), obiective care justifică pe larg importanța comunicării la nivelul unei organizații.

Definirea comunicării interne a unei organizații, în forma cea mai simplă, face referire la schimburile de idei și informații dintre membrii unei organizații, schimburi ce pot fi în formă verbală sau scrisă. Richmond, V. P. și  McCroskey, J. (2005)  definesc comunicarea instituțională sau organizațională ca fiind ”un proces prin care indivizii generează sensul în mintea altor indivizi prin mesaje verbale sau non-verbale în contextul unei organizări formale” (p.20), definiție generică ce sugerează procesualitatea comunicării și caracteristica de bază a acesteia reprezentată prin transmiterea de mesaje cu un scop. Privită ca instrument al managementului, comunicarea internă este definită de Scholes (1997) ca ”Managementul profesional al interacțiunilor dintre toți cei care au interes într-o organizație sau sunt parte a acesteia” (p. xviii). O definiție propusă de Kalla, H.A. (2005) se referă la ”comunicarea internă integrată” asimilată cu ”toate formele de comunicare ce au loc intern la toate nivelurile organizației” (p. 304). Sumarizând, comunicarea internă este un proces ce are la bază un scop direct conectat cu funcționarea eficientă a organizației, face referire la managementul interacțiunilor dintre personalul acesteia și însumează toate formele de comunicare desfășurate în cadrul organizației, la toate nivelurile acesteia.

Sistemul circulației informaționale interne în școli are la bază un proces complex de interacțiuni formale și/sau informale la nivelul școlii și se bazează pe trei categorii de comunicare. Categoria cea mai importantă a comunicării interne este reprezentată de comunicarea managerială sau comunicarea de sus în jos, care condiționează direct cunoașterea și urmarea direcțiilor de acțiune importante pentru instituție. A doua categorie este comunicarea verticală de jos în sus care implică direct angajații instituției și modul în care aceștia comunică cu personalul de conducere, iar calitatea acesteia condiționează procesul de reglare a activităților desfășurate la toate nivelurile instituției. A treia categorie este comunicarea pe orizontală, ce are ca actori doar angajații, fiind desfășurată formal în cadrul diverselor departamente ale instituției și care urmărește autoreglarea activității la nivel de grupuri și/sau departamente interne.

Comunicarea formală este direct conectată cu organigrama instituției, oferind viziunea de ansamblu și categoriile de conexiuni ce pot fi activate, utilizate și reglate pentru atingerea scopurilor majore ce definesc misiunea organizației. Analiza calității comunicării la nivelul întregului sistem informațional este un proces extrem de complex, complexitate generată de multitudinea de factori care influențează funcționalitatea și eficiența comunicării interne printre care amintim calitatea managementului, calitatea relațiilor dintre angajați, calitatea instrumentelor de comunicare folosite și competențele de comunicare individuale sau de lucru în echipă ale personalului angajat.

Comunicarea informală definită de Cismaru D. M. (2009) ca fiind ”schimbul de informații care are loc în afara canalelor de comunicare oficiale” (p. 31), poate avea influență semnificativă asupra modului în care activitățile importante ale școlii sunt implementate, de cele mai multe ori influența fiind negativă. De exemplu, discuțiile sau schimburile de informații dintre angajații instituției cu persoane externe neautorizate sau care nu dețin competențele necesare referitoare la soluționarea unei probleme interne a școlii, pot genera influențe negative neadecvate contextului real și care implicit pot agrava situația. Mai mult decât atât, canalele de comunicare informale sunt instabile și pot crea confuzie în cele mai multe situații creând premisele apariției zvonurilor și bârfelor (Cismaru, 2009).

Informația necesară în școli este complexă, iar modul în care se selectează, transferă și utilizează este decisiv pentru buna funcționare a școlii. De exemplu, planurile cadru, programele școlare, strategia de dezvoltare a școlii și planurile operaționale, decizii de numire în diverse comisii, componentele dosarelor catedrelor și comisiilor, legi și regulamente, programe și proiecte sunt doar câteva dintre informațiile necesare desfășurării activităților specifice din școli. Astfel, managementul informației reprezintă una dintre provocările majore cu care școlile se confruntă în era informației, selecția instrumentelor folosite pentru transferul și stocarea informațiilor fiind un element deosebit de important. Mai mult decât atât, identificarea instrumentelor ce pot sprijini comunicarea continuă și colaborarea dintre personalul angajat al instituției reprezintă una dintre etapele importante în stabilirea strategiei de comunicare și informare la nivelul școlii. Un alt aspect important este selecția și utilizarea instrumentelor de informare, transfer sau stocare a datelor referitoare la activitățile care nu țin direct de activitatea curentă de predare-învățare, dar care au o contribuție majoră în dezvoltarea instituției școlare, categorie în care amintim proiectele indiferent se sursa lor de finanțare.

Deoarece problematica instrumentelor se află în strânsă legătură cu întregul sistem informațional al școlii și implicit cu toate aspectele legate de proiectare, implementare, monitorizare și evaluare a activităților școlii, selecția și utilizarea acestora este extrem de importantă și presupune analiza unui proces complex și dificil în cele mai multe situații. De exemplu, crearea și actualizarea bazei de date a școlii presupune conexiuni între diverse surse cum ar fi manageri, personal de predare și auxiliar, personal nedidactic, elevi, părinții acestora precum și personalul specializat al instituției care centralizează datele.

Pentru a colecta datele, informațiile pot fi solicitate în format tipărit sau electronic, iar deciziile cu privire la modalitățile de transfer și stocare a informației transmise se află în responsabilitatea managerilor școlii care vor trebui să se asigure de faptul că legislația privitoare la protecția datelor este integral respectată. De exemplu, Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, reglementează modul în care datele personale ale angajaților și ale elevilor pot fi folosite și/sau stocate în cadrul instituției sau în afara ei.

O gamă foarte largă de instrumente sunt folosite formal, în mod curent, pentru informare și transfer de informații și/sau date în cadrul școlilor. Ca și instrumente formale destinate informării și consultării în primul rând se utilizează mai multe categorii de ședințe periodice la nivelul corpului profesoral, al consiliului de administrație, al catedrelor sau comisiilor. În cazul transferului rapid al informațiilor, cel mai des utilizat instrument este email-ul ce permite atât transmiterea de mesaje cât și transferarea de documente sau materiale multimedia. Tot frecvent, se folosesc apelurile telefonice în cazul transmiterii mesajelor verbale ce au statutul de urgențe. O altă practică destul de frecventă încă este utilizarea formularelor interne în format tipărit ce constituie, în principal, instrumente de transfer de informații de jos în sus. În plus, una dintre modalitățile de a transfera informații actualizate sau de a comunica permanent este utilizarea grupurilor folosind diverse aplicații digitale cum ar fi WhatsApp sau Facebook ce constituie în principal instrumente de informare curentă. De asemenea, tot mai multe școli sunt reprezentate prin existența propriului website, instrument ce contribuie semnificativ la îmbunătățirea imaginii publice a școlii în societate și care în general conține materiale informative utile inclusiv pentru personalul instituției.

Una dintre modalitățile moderne ce a fost adoptată cu succes de mai multe instituții educaționale este suita Google pentru educație ce permite transferul și gestionarea de documente, comunicarea, colaborarea și feedback-ul. Suita Google este în fapt un pachet de instrumente digitale ce pot fi accesate și utilizate în urma creării unui cont pe platforma Google. Avantajele oferite de acest pachet pornesc în primul rând de la faptul că sunt oferite fără costuri și continuă cu facilitățile oferite în special în ceea ce privește colaborarea și managementul facil al informațiilor în grupuri de lucru  la nivelul școlilor.

Lista bibliografică

Ardusătan, A., Bărăian, M. și Arghir, G. Comunicarea internă în organizații. O abordare din perspectiva relațiilor publice. Lucrare prezentată la Conferinţa Naţională Profesorul Dorin Pave l- fondatorul hidroenergeticii româneşti (pp 117-122), Cugir, România.
Accesată la adresa stiintasiinginerie.ro/wp-content/uploads/2013/12/23-19-COMUNICAREA-INTERN%C4%82-%C3%8EN-ORGANIZA%C5%A2II..pdf în 03.01.2019

Cismaru, D.M. (2009). Comunicarea interna in organizatii. București: Tritonic. ISBN: 9789737331991.

Crawford, M., Kydd, L. și Riches, C. (1997). Leadership and teams in educational management. Buckingham, Philadelphia, USA: Open University Press.

Kalla, H.A. (2005), “Integrated internal communications: a multidisciplinary perspective”, Corporate Communications: An International Journal, Vol. 10 No. 4, pp. 302-14.

Richards, L. (2018, Iunie, 30). How effective communication will help an organization. Chron. Accesat la adresa smallbusiness.chron.com/effective-communication-organization în 02.01.2019.

Richmond, V. P. și McCroskey, James (2005). Organizational communication for survival: Making work,work. The Nature of Communication in Organizations, 16-31.

Scholes, E. (1997), Handbook of internal communication. Aldershot, UK: Gower.